OKRs e Sprints: aliados na busca por resultados – com exemplo!

A busca pelo melhor gerenciamento das demandas e entregas de times de empresas de tecnologia deve ser incessante. Para apoiar com esse objetivo, diversos modelos foram criados ao longo das últimas décadas e, mais recentemente, dois deles ganharam força no mercado: OKRs e Scrum.

Baseadas no dinamismo do contexto tecnológico, quais são os pontos de convergência dessas práticas para permitir que sejam trabalhadas em conjunto? Responder a essa pergunta é o objetivo deste novo artigo.

Muito além das experiências vividas pelo time aqui na Vsoft, o intuito é mostrar que a definição de OKRs e a adoção do framework Scrum podem se tornar aliados importantes para a maturidade do negócio em tecnologia e, consequentemente, alcance de resultados-chave.

‍

O que significa OKR?

OKR é a sigla para “Objectives and Key Results” (Objetivos e resultados-chaves), que já nos permite ter uma ideia geral de seu propósito. Inicialmente, tem-se os objetivos, que expõem o que deve ser alcançado em um determinado período, até três meses à frente. Já os resultados-chaves são os nossos checkpoints, ou seja, nos guiarão ao longo de nossa jornada rumo aos objetivos para validar se estamos no caminho certo.

O modelo hoje chamado de OKR nasceu através de Andy Grove, cofundador da Intel. Na década de 70, sob o nome de iMBOs (“Intel Management by Objectives” ou traduzido, “Gerenciamento Intel por Objetivos”), Grove desenvolveu o conceito com base na evolução das metas tradicionais que já vinham sendo adaptadas ao longo das transformações de contexto daqueles anos.

‍

Características atreladas aos OKRs

Francisco Homem de Mello, autor do livro OKRs: da Missão às Métricas, descreve alguns pontos que Grove já abordava com o uso dos iMBOs, como a busca por uma maior participação dos colaboradores na definição dos objetivos de suas áreas, em um processo bidirecional.

A alta direção seria responsável por definir os objetivos institucionais, e a partir disso, as equipes iriam identificar formas de destrinchá-los em objetivos específicos para as suas áreas. E ao final do processo, uma calibração para garantir um maior alinhamento entre todos os pontos propostos.

Outra característica presente desde o início da metodologia é a agressividade incentivada para a definição dos objetivos com metas que reafirmam a garra das equipes em atingir resultados incríveis, mesmo que fossem pouco prováveis de serem alcançados em sua totalidade.

No final dos anos 90, John Doerr, sócio da Kliener Perkins, que já havia trabalhado com Grove na Intel, ajudou com a disseminação dos iMBOs para empresas do Vale do Silício.

Com o avanço para fora do domínio da Intel, a metodologia foi rebatizada com o nome de OKR, e com a apresentação para o Google, além da manutenção dos pontos já citados, ela foi evoluindo para como conhecemos hoje – como Doerr descreve em seu livro “Avalie o que Importa”.

Os objetivos devem ser concretos, possuir relevância para o propósito desejado e redigidos para inspirar os colaboradores. Eles serão o ponto de luz que iluminarão o destino final desejado para não o perdermos de vista. Já os resultados-chave devem ser bem específicos e preferencialmente quantitativos, levando em consideração um espaço de tempo definido e sendo desafiadores, mas alcançáveis.

‍

Benefícios da metodologia OKR

Três grandes benefícios da metodologia de OKRs são: foco e priorização, alinhamento e motivação.

Foco, pois define claramente o que se deseja alcançar em determinado período, elencando o que os times devem priorizar ao executar as suas tarefas.

No quesito alinhamento, promove a transparência sobre os objetivos de toda a empresa, tanto institucional como de área a área, reforçando a necessidade de união entre todos os times para o alcance dos resultados desejados.

Por fim, o fato de a metodologia incentivar a participação das áreas para a definição de seus próprios objetivos, que devem ser desafiadores e bem definidos, motiva os times a entregarem o melhor de si.

É possível verificar como através da metodologia de OKR a organização passa a esmiuçar os objetivos ao longo da organização, tornando cada parte responsável por realizar a sua contribuição de forma mensurável e transparente, colaborando com o alinhamento e engajamento em torno das metas desejadas.

‍

O que é Scrum?

De acordo com o Guia do Scrum, o Scrum é um modelo utilizado para desenvolver e manter produtos complexos. Desde o início dos anos 90, vem sendo utilizado para tratar e resolver problemas adaptativos de forma a entregar produtos que possuem alto valor percebido para as partes interessadas: clientes, empresas, sociedade, etc.

Scrum Guide | Scrum Guides

Esse framework é apoiado em três princípios básicos: transparência, inspeção e adaptação.

Transparência porque permite que toda a equipe de desenvolvimento saiba o que está sendo feito no projeto, em todas as etapas do ciclo.

Por inspeção, reforça-se as possibilidades de verificação e avaliações contínuas pelo time, por meio de reuniões diárias que ocorrem de forma colaborativa.

Por fim, o Scrum preza pela adaptação dos esforços ao longo do ciclo, já que através das validações recorrentes é possível replanejar e adaptar os processos em andamento.

Alguns eventos compõem a estrutura proposta pelo Scrum e eles permitem criar uma rotina para o time envolvido, determinando uma periodicidade para cada acontecimento e uma duração máxima para a sua realização. Dois eventos serão ressaltados nesse momento: o planejamento da Sprint e a própria Sprint.

Sprint é o nome dado a um ciclo de desenvolvimento do Scrum, que possui uma duração determinada para ser finalizado, normalmente entre 2 e 4 semanas a depender da organização. No evento de planejamento da Sprint são definidas todas as funcionalidades, tarefas e esforços a serem entregues no final desse ciclo de desenvolvimento. A definição é realizada através do backlog do time, ou seja, de uma lista de funcionalidades e requisitos que aguardam para serem entregues ao longo das Sprints.

As definições sobre os entregáveis de cada Sprint são realizadas durante o evento de planejamento com a participação de todo o time. O facilitador do processo, ou o Scrum Master, coordena o evento e as necessidades dos participantes.

Para planejar é preciso conhecer as prioridades do produto e os pontos de maior valor percebido pelo cliente, assim como o tempo e o esforço necessários para o desenvolvimento de cada requisito. Por meio de um alinhamento de todos os pontos, define-se quais ações serão colocadas na fila de realização do próximo ciclo de desenvolvimento.

Para a Sprint, é importante ter um objetivo e uma meta central e, embora seja alertado que mudanças drásticas podem colocar em risco esse objetivo, é deixado o caminho livre para renegociações sobre as atividades. Reforçando um dos princípios do Scrum, em último caso, se o objetivo venha a perder o sentido, a Sprint pode ser cancelada.

Percebe-se então, o framework Scrum como um aliado aos tempos de instabilidade dos requisitos e de contínuo amadurecimento das tecnologias. O modelo tem sido uma ferramenta norteadora das ações aqui na Vsoft, que utiliza as sprints para integrar o time e permitir que os avanços ou ajustes de rota sejam visualizados facilmente no decorrer do processo.

Isso acontece porque o Scrum nos dá a possibilidade de gerenciar as demandas sem que a execução fique engessada, estando sempre permeável às adaptações necessárias que possam surgir mesmo em ciclos tão curtos de desenvolvimento.

‍

Relação entre OKRs e Scrum

Os OKRs podem contribuir diretamente para o alcance da estratégica institucional. Com eles é possível criar foco e alinhamento na organização sobre o que mais importa.

Já o Scrum fornece aos times um framework bastante eficaz para que possam realizar as tarefas que os farão enxergar a evolução do processo de forma contínua. Unindo as duas práticas, é possível destrinchar os objetivos da organização de forma tão palpável que, quando bem administrados, garantirão a entrega de valor a cada Sprint.

Tim Newbold, diretor da consultoria australiana Skillfire, reforça que os ciclos de OKRs, ainda que enxutos, podem levar certo tempo até que os times comecem a enxergar os resultados-chaves sendo alcançados. Com o uso da Sprint, que é desenvolvida em período ainda menor, é possível fatiar os resultados-chave de modo a ter tarefas de escopo bem delimitadas para que se possa entregar resultado efetivo de forma contínua.

‍

Exemplos da aplicação de OKRs

Como objetivo estruturado pelos OKRs, precisamos “potencializar nossas entregas para os clientes internos”. Alinhado a esse objetivo, elencamos como resultados-chaves: 

1. Aumentar a satisfação média de nossas entregas de 8 para 9,5;
2. Diminuir o tempo médio de nossas entregas em 15%.

Aumentar a satisfação média de entrega é um resultado-chave que levará um tempo bem superior a uma Sprint. Para adequar os esforços necessários que se ajustem ao período desejado, podemos destrinchá-lo em “Aumentar a satisfação média de nossas entregas de natureza X de 8 para 8,5”.

Para definir esse objetivo específico, o time analisaria dentro do evento de Planejamento da Sprint, levando em consideração a quantidade de membros e maturidade da equipe, o que poderia ser realizado dentro do ciclo de desenvolvimento proposto. Para o resultado-chave de diminuição do tempo médio de entregas, é possível elencar também um tipo específico a ser trabalhado na Sprint.

Após a finalização da Sprint, verificam-se os resultados e, caso não tenham sido atingidos, é desejável que as tarefas sejam duplicadas para a próxima Sprint. Durante a verificação de resultados, é natural que se realize uma avaliação sobre a sua relevância e possibilidade de cumprimento. Avança-se com os objetivos propostos pela Sprint até que não se veja mais sentido em buscar determinado resultado e seja preciso revisá-lo. Eventualmente, claro, é possível buscar uma readequação dos OKRs também de modo a calibrá-los até o final do ciclo.

‍

Período de adaptação

Apesar dos OKRs serem estruturas simples para compreensão, para serem implementados em uma organização pode ser preciso até cinco ciclos trimestrais para estarem maduros e devidamente absorvidos pelos times. Para o Scrum, é necessário também um período de adaptação para que se conheça bem a capacidade dos colaboradores envolvidos e, assim, definem os objetivos de cada Sprint de acordo com os resultados desejados.

Os frameworks apresentados possuem potencial comprovado na entrega de resultados. Os erros e momentos de calibragem fazem parte do processo e são essenciais para a total adaptabilidade ao contexto da organização. Lembre-se: Os modelos devem ser compreendidos, mas na prática é necessário realizar concessões para que sejam aceitos pelos times envolvidos.

‍

Se este conteúdo foi útil para você, leia também sobre a importância do setor de pesquisa para o desenvolvimento de negócios em tecnologia da informação.