Onboarding digital na integração de novos colaboradores

Também conhecido como "socialização organizacional", o processo de integração de um novo membro na empresa, chamado de onboarding, é objeto de vários estudos na área de administração, psicologia e gestão de recursos humanos. Como em quase tudo que nos cerca, esse processo pode contar com tecnologias que buscam melhorar e otimizar um momento importante na trajetória profissional do colaborador: a adaptação inicial a uma nova organização.

Em publicação sobre o tema para a Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (Society for Human Resource Management), Arlene S. Hirsch ressalta que "A integração é uma excelente oportunidade para os empregadores conquistarem os corações e mentes dos novos funcionários." (do inglês "Onboarding is a prime opportunity for employers to win the hearts and minds of new employees."), trata-se de um momento crucial no envolvimento e permanência do colaborador.

No entanto, muitas empresas ainda subestimam o impacto que esses primeiros contatos do profissional com a nova organização têm sobre aspectos motivacionais, engajamento com outros colaboradores, satisfação no cargo e comprometimento com os macro objetivos, afinal, as impressões desse momento acabam embasando toda a jornada do colaborador como novo integrante.

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O que é onboarding digital?

Apesar da palavra "onboarding" (em inglês) estar praticamente absorvida na língua portuguesa no meio empresarial, é sempre bom relembrar o seu conceito. Ao pensar nela de forma mais detalhada, fica ainda mais fácil compreender o seu real significado. O termo "on board" significa "a bordo" e é exatamente a isso que se refere a entrada de novos contribuintes, é o embarque para um novo destino, envolvendo várias pessoas diferentes e um objetivo final: a missão da organização. Ao pé da letra, a tradução de "onboarding" é "integração", e quando falamos de onboarding digital, estamos falando de integração digital, nesse caso, de novos colaboradores.

Nesse contexto, o onboarding refere-se à integração de novos membros na empresa e carrega uma grande responsabilidade por se tratar de um momento decisivo na definição dos relacionamentos do novo integrante com a instituição e a sua equipe, bem como em toda a sua jornada corporativa.

Geralmente é nessa situação que são apresentados os valores e missões da organização, introdução à rotina e espaço de trabalho, apresentações aos colegas e início de treinamentos. Trata-se de uma ocasião cheia de informações e que dá início à preparação do indivíduo para seus novos desafios como profissional, o que acaba gerando várias expectativas.

Já no âmbito digital, o onboarding ganha a possibilidade de integrar ferramentas que agilizam e digitalizam os procedimentos burocráticos de captura e validação de informações e identidades. Nesses casos, é possível utilizar a transformação digital no cadastro do colaborador, contando com o suporte de tecnologias para a coleta, identificação e certificação de pessoas e documentos, bem como no armazenamento e na gestão dessas informações.

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Como funciona o onboarding digital?

Já existem soluções específicas para a realização do onboarding digital no mercado. Os principais serviços oferecidos contam com a extração, coleta e integração de dados, plataforma de chamada por vídeo, cadastro e verificação de biometria com reconhecimento facial e de impressões digitais, emissão de identidade digital personalizada, certificação de identidade para prevenir fraudes, entre outros.

A extração de dados de documentos físicos ou digitais é geralmente feita através de técnicas de OCR ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, que utiliza Inteligência Artificial para caracterizar padrões nos elementos alfanuméricos, indexando e classificando os números presentes na cédula de identidade, por exemplo. Algumas plataformas ainda contam com a autenticação das informações coletadas através de bases de dados públicos oficiais, aumentando a confiabilidade da identificação.

A coleta biométrica pode ser feita a partir de diferentes características físicas e comportamentais do indivíduo. No reconhecimento facial, comum em alguns aparelhos presentes no nosso dia-a-dia, como celulares e notebooks, é feita uma análise profunda dos traços do rosto e seus padrões são mapeados por algoritmos e representados por formas geométricas. Muitos softwares têm utilizado Inteligência Artificial para criar métodos mais robustos na classificação e identificação de pessoas através da face.

Dentre os tipos de biometria, o mais antigo é a identificação de impressões digitais, que também tende a ser um dos mais confiáveis devido ao fato das papilas dos dedos (desenhos que formam elevações na pele) sofrerem pouquíssima mutação durante o passar dos anos, diferente da face. Existem vários métodos que fazem esse tipo de reconhecimento com qualidade.

Outros tipos de biometria são o reconhecimento por voz, reconhecimento de íris (região colorida do olho) e reconhecimento de retina. Mas seja por custo de implantação, confiabilidade e outros fatores, eles ainda são menos utilizados se comparados com os citados anteriormente.

A coleta e o armazenamento dessas informações são feitos de forma sincronizada com os demais sistemas da organização, permitindo o cadastro descomplicado de novos colaboradores, facilitando os seus acessos a instalações e sistemas, além de melhorar a gestão de pessoas no contexto corporativo. Dessa forma, é possível concentrar esforços em outras ações de integração e treinamentos, acelerando o alcance do potencial do indivíduo como membro da empresa.

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Vantagens do uso do onboarding digital

Uma das principais motivações das iniciativas de digitalização na integração de sistemas e pessoas está relacionada ao tempo envolvido no processo. Apesar de necessárias, a identificação e a certificação podem demorar bastante tempo e exigir várias ações ativas e reativas de ambas as partes. Esse tempo poderia estar sendo usado para aprender mais sobre a atuação da empresa e seus produtos, treinamentos, assimilação das novas expectativas do cargo e introdução ao novo ambiente e colegas de equipe.

Outra vantagem observada é a integridade das informações. Processos digitais tendem a ser menos suscetíveis a erros quando comparados aos manuais e também facilitam a sua organização e busca, comunicação com outros serviços e cumprimento de prazos e, assim como a presença de outras tecnologias no âmbito empresarial, visam ao aumento da produtividade e melhoria da eficiência, em decorrência da diminuição da papelada e da burocracia.

Em complemento, acompanhando as crescentes tendências do trabalho à distância e o aumento do vínculo de pessoas e empresas que vivem em diferentes regiões do mundo, o onboarding digital atua promovendo a segurança e agilidade na coleta e extração de informações, garantindo sua confiabilidade por meio de técnicas de reconhecimento facial e de impressões digitais, OCR (do inglês "Optical Character Recognition", que significa Reconhecimento Óptico de Caracteres) em documentos e identificação de pessoas com uso de Inteligência Artificial.

A digitalização do onboarding torna possível a integração de vários sistemas multiplataforma simultaneamente, ou seja, a coleta das informações e documentos, a emissão da identidade digital e a verificação e certificação do indivíduo podem ser feitas a partir do próprio dispositivo móvel do colaborador. Esses dados também são utilizados para o cadastro das aplicações web e autenticadores de biometria de forma presencial ou remota.

A experiência de usuário também contempla os processos internos de uma organização e o onboarding digital é uma prática crescente e inovadora, que alinha as recentes tecnologias de identificação de pessoas às rotinas corporativas, seja na admissão de pessoas ou na captação de novos clientes. A digitalização desse primeiro contato contribui para a criação de uma jornada mais ágil e permite que o foco seja voltado para outras atividades.

Assim, além de promover maior agilidade na integração de novos colaboradores e clientes, o onboarding digital também traz maior competitividade e melhora a retenção. Ao fazer uso de tais ferramentas, a empresa demonstra estar atualizada com tecnologias inovadoras e atenta às novas práticas de mercado para estabelecer rotinas de comprometimento de alto nível também com as pessoas que fazem a organização dia após dia.

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Com tecnologia nativa, a Vsoft conta com uma solução completa, escalável e confiável de identidade digital que possui um conjunto de ferramentas específicas para a realização de um onboarding remoto de colaboradores de maneira prática e segura. A verificação e autenticação de pessoas pode ser feita em sistemas web, mobile ou até em instalações físicas, devido a sua característica multiplataforma.

Os algoritmos de coleta e verificação biométrica são confiados por autoridades como a Polícia Civil de diversos estados, e o Instituto Técnico-Científico de Perícia. A segurança das informações coletadas é garantida segundo as diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) com criptografia de ponta a ponta, que também conta com a captura de assinaturas digitais.

A solução ainda conta com o módulo de emissão de documentos de identidade em plataformas digitais ou em formato tradicional, através de um app moderno e seguro, permitindo a gestão de emissões e controle de numerações, datas, séries, cédulas e outros identificadores, além da validação em base de dados oficiais e possibilidade de disponibilizar métodos de checagem a serem consultados por outras instituições.

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