Sabe o que é paperless? Aprenda e aplique no seu negócio

Se você ainda não entende o que “paperless” significa, leia este texto até o final para entender sobre a técnica que não utiliza papéis nas atividades administrativas e financeiras.

Para começar, paperless, em tradução livre para o português, significa “papel zero”. 

O primeiro pensamento que surge ao se deparar com a técnica do “papel zero” é: seria possível trabalhar com administração, pagamentos, comprovantes, e não ter papel envolvido? 

Parecia algo distante, até que o desejo de fazer aquelas pilhas de papéis sumirem sensibilizou o co-CEO da Vsoft, Daniel Targino, bem como toda equipe de controladoria e finanças, mas por onde começar?

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O surgimento do “paperless” na Vsoft

Diante dos benefícios vistos na solução, o que trouxe inicial atenção foi a possibilidade de aumentar a eficiência do setor e, ao mesmo tempo, contribuir para o meio ambiente, visto que para produção do papel é necessário um conjunto de itens do ecossistema e um ponto curioso, mas bastante notável, é que para cada folha de papel produzida, são necessários dois copos de água.

Portanto, adotando a medida, não preservamos apenas as árvores, mas também os recursos hídricos, já tão escassos.

Em meados de 2019, começamos a nos adaptar à política de tornar os arquivos físicos em digitais. O papel continuava a existir, a agressão ao meio ambiente permanecia, o custo com papel, impressão, energia, continuava presente, pois tudo era apenas digitalizado. 

Nossa produção de papel só crescia. Imagine que para cada pagamento exista uma nota fiscal, um boleto, um comprovante de pagamento, uma fatura, uma solicitação ou qualquer outra informação relevante, que demandava, no mínimo, cerca de 1.200 folhas impressas por mês.

Além das problemáticas apresentadas, ainda tínhamos que pensar no espaço físico. Onde armazenar e por quanto tempo guardar esses documentos? 

Esse foi um desapego executado ao longo do processo, pois precisávamos pensar na importância que um comprovante de pagamento ainda representava. 

Às vezes, somos pegos de surpresa ao necessitar destes comprovantes. O medo e a insegurança de se desfazer eram gigantes, mas à medida que fomos avançando, esse medo foi sendo sanado, afinal, o novo sempre nos traz um pouco de insegurança, mas nesse caso, nos trouxe também liberdade.

A dinâmica anterior, com papéis, também envolvia diversos colaboradores, cada um responsável por uma função, seja para checagem de notas fiscais, seja para recebimento de mercadorias, o que causava frustração, pois em meio a tantas mãos, era quase certo que algo iria se perder. 

Diante de tantos obstáculos, o tão sonhado “papel zero”, assim intitulado por nosso diretor, começou a fazer ainda mais sentido para nós. 

Dessa forma, a ideia inicial de apenas scanear cada um desses papéis que compunham os pagamentos, foi aprimorada, transformando a nossa realidade. 

Precisávamos da informação, mas não nos mesmos papéis impressos em todos os lugares. Por isso, todos os arquivos recebidos passaram a ser salvos digitalmente e não eram mais impressos. 

Também passamos a informar aos nossos fornecedores que já não havia mais necessidade de enviar os comprovantes na forma física, o que indiretamente contribuiu para redução de custos dos nossos parceiros.

Para oficializar de vez a transição para o digital, houve a real necessidade com a chegada da pandemia. Tivemos obrigatoriamente que nos adaptar a não trafegar mais com papéis, nem mesmo estar fisicamente no escritório. 

Precisávamos focar no principal: fazer com que as informações, outrora disponíveis em papéis, fossem precisas e compartilhadas com todos da equipe, de forma totalmente remota.

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Afinal, como a técnica funciona na Vsoft?

Agora, você pode estar se perguntando: “Para salvar tais arquivos, é necessário um software? Custa caro? Qual a solução encontrada?”. 

Aqui na Vsoft, utilizamos o que há de mais simples e que funciona perfeitamente para nós.

Passamos a armazenar tudo na nuvem da nossa própria rede, onde podemos compartilhar com todos os envolvidos do setor. 

Além disso, vimos que o ERP que utilizávamos, ou seja, nosso sistema de controle e gestão financeira, também nos permitia anexar todos os documentos necessários referente aos pagamentos, garantindo ainda mais nossa segurança e assertividade nos processos.

Sobre os custos, podemos afirmar que minimizamos consideravelmente os gastos com impressões. 

Por fim, o incentivo que deixamos aqui é: ousem, usem, experimentem o novo, diminuam custos, sejam referência “paperless”, usem a tecnologia ao seu favor. 

#DicaVsoft: A redução de papéis também é vista no uso de documentos digitais. Saiba mais aqui. 

Além do impacto ambiental, otimizar o trabalho realizado dentro da organização traz um ganho imenso à produtividade, à fluidez das informações, trazendo mais precisão e agilidade, otimizando tudo que não precisamos perder, o nosso tempo.