Foco e priorização: ferramentas e métodos

Durante nossa série de OKRs, quando vimos o que é, como implementá-los e, porque acompanhar, foi ressaltado em diversos momentos a necessidade e importância de atribuir foco e priorização de ações específicas com o objetivo de se alcançar os resultados desejados.

Neste texto, iremos trazer algumas ferramentas simples para apoiar a rotina diária dos times em busca de se priorizar as tarefas realmente importantes.

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Saiba como designar prioridades

Todos os dias somos bombardeados por informações de todos os lados. Tanto em aspectos pessoais, como profissionais, é impressionante a quantidade de estímulos que recebemos ao longo do dia.

Filtrar as informações e ordená-las de acordo com suas prioridades e relevância, mantendo o foco durante a execução diante a tantas distrações é uma prática que parece ser difícil.

Na rotina organizacional, a priorização é essencial para que os prazos sejam respeitados e as tarefas mais importantes e urgentes possam ser concluídas conforme o esperado.

No entanto, diante das demandas que não param de chegar em nosso radar, como podemos garantir que focaremos naquelas que trarão os resultados mais relevantes?

Vamos te ajudar a entender o nível de urgência de suas demandas com auxílio de alguns métodos e dicas, acompanhe na leitura!

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Importante X Urgente

Antes de tudo, precisamos conceituar ou melhor, diferenciar o que é importante e o que é urgente, tendo em vista que são muito utilizadas e na mesma medida, confundidas. Stephen Covey, em seu livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, nos ajudará nesta definição.

Importante é uma tarefa que impactará efetivamente nos resultados da organização e que vale a pena acompanhar com frequência para que a organização venha a prosperar.

Já as pautas urgentes são temas que podem surgir a qualquer momento e requerem atenção imediata e agilidade rápida na resolução.

Agora que você conhece a diferença entre esses dois termos, vamos à diante, começando com uma recapitulação.

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Recapitulando…

Para colaborar com o foco naquilo que mais importa para a organização, podemos ver nos textos anteriores algumas práticas que, se adotadas corretamente, permitem o alinhamento dos times em prol da priorização, delegação e até mesmo descarte das atividades listadas em nosso backlog.

Conheça mais sobre como é feito este alinhamento clicando aqui.

As principais práticas são:

1 - OKRs organizacionais: pode ser utilizado como um mural de prioridades, mostrando exatamente o que será o foco para o período.

Ainda não sabe o que é OKR e Scrum? Saiba neste link.

Com isso, é possível determinar as atividades que mais impactam nos resultados do ciclo e na estratégia organizacional. Ainda, os OKRs tornam-se um argumento forte para negociar a redistribuição das demandas para outros ciclos.

Andy Grove, em Avalie o que importa, diz que “alguns poucos objetivos extremamente bem escolhidos transmitem uma mensagem clara ao que dizemos ‘sim’ e ao que dizemos ‘não’”, ou seja, reforçando que os esforços são direcionados de acordo com sua importância e tarefas que não contribuem, podem ser renegociadas.

2- Scrum: Neste framework, a priorização ocorre através da análise de uma lista de funcionalidades e requisitos que ficam no aguardo para serem entregues para aprimorar o produto.

Durante as sprints, nome dado a um ciclo de desenvolvimento do Scrum, as tarefas são colocadas em uma fila para serem realizadas durante o ciclo de desenvolvimento de acordo com as prioridades do produto e também, como consequência, com os pontos de maior valor percebido pelo cliente.

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E para as demais atividades?

Já para outras atividades, como as de rotina, uma outra ferramenta pode ajudar a identificar a ordem de priorização ideal das atividades dispostas: a Matriz de Eisenhower.

A matriz é composta por 4 quadrantes, formados a partir do cruzamento das colunas e linhas. As colunas representam a urgência e as linhas, o grau de importância.

Veja uma demonstração:

Com a lista de demandas em mãos, devemos encaixar cada uma em um quadrante a fim de facilitar a visualização das prioridades e também o ponto de partida.

As tarefas do quadrante I são altamente relevantes e precisam ser feitas o quanto antes. Já as atividades do quadrante IV, não trazem benefícios para a realização dos afazeres, por isso devemos retirá-las de nossas agendas e evitá-las a todo custo.

A matriz também prevê o agendamento ou delegação de acordo com a análise de importância e urgência, porém, dependendo do cargo ou da estrutura do seu setor, pode não ser viável.

Assim, o seu planejamento deve levar em consideração essa organização de atividades, de modo que após a realização das atividades importantes, parte do seu dia esteja disponível para o andamento das tarefas do quadrante III.

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A realização

Uma vez entendido o que se deve priorizar, devemos então manter o foco para efetivamente realizar as atividades dispostas. Pensando nisso, um método pessoal bastante interessante e que ajuda na produtividade é o pomodoro.

Criado na década de 90 por Francesco Cirillo, em sua obra A Técnica Pomodoro, a técnica propõe ciclos de atividade com duração de 25 minutos, intercalando em intervalos curtos de 5 minutos. Após a realização de 4 ciclos, o ideal é fazer um intervalo maior de 30 minutos para reaver as energias.

Enfim, com a lista de tarefas em ordem de priorização, é indicado que seja utilizado um checklist do que deve ser feito em cada ciclo.

A ideia geral é ter um "despertador'' programado, informando a finalização de cada ciclo e momentos de intervalo para manter o foco na realização das atividades e, assim, evitar distrações, ainda que seja em pequenas coisas como acompanhar o relógio e a proximidade do término.

Com isso, os resultados podem ser bastante efetivos no aumento de produtividade, podendo-se verificar o quanto as distrações podem ser prejudiciais durante a execução de nossa rotina.

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Mudança de hábitos

A priorização e foco são parceiros dos bons resultados. Os modelos e técnicas aqui apresentados são apenas algumas das várias soluções pensadas ao longo dos anos. Para isso, a estruturação de bons hábitos é essencial e pode colaborar bastante para uma vida mais saudável e produtiva, como reforça o autor norte-americano Gary Keller, no livro A Única Coisa.

Para mudar hábitos é necessário não apenas ter, mas manter o foco. Por exemplo, se a ideia for implementar a técnica pomodoro na rotina, deve-se focar nisso até que seja incorporado.

Tenha constância, utilize recursos facilitadores como música ou aromas relaxantes, organize seu ambiente físico de modo que possa colaborar com a maior concentração, mantenha-se focado durante o ciclo e repita ao longo dos dias, fielmente.

No começo pode parecer difícil, mas os potenciais benefícios possíveis a partir do uso dessas práticas fazem valer a pena.

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Este texto explora parte da nossa série de OKRs!

Se você se interessa pelo assunto e quer implementar essas práticas em sua rotina, acompanhe as divulgações dos novos artigos de nossos Ambassadors no Linkedin da Vsoft.