A importância das Ferramentas Internas para as organizações

Bastante inexplorada, principalmente em pequenas e médias organizações, mas com muito potencial de contribuição para o aumento da produtividade das diversas equipes de uma empresa. Conheça o setor de Ferramentas Internas!

Responsável pelo gerenciamento e execução das demandas de digitalização, integração e automação de processos, suas entregas permitem um melhor direcionamento dos recursos voltados para solucionar as dores dos clientes internos.

A especialização dos ramos de tecnologia e desenvolvimento de softwares proporciona uma infinidade de sistemas que podem ser utilizados em suporte a diversas necessidades, como gestão de pessoas, documentos, rotinas de abertura de chamados, entre outros.

Porém, os custos e as funcionalidades nem sempre estão de acordo com a expectativa.

Tarefas simples como o envio de emails programados, sincronização de dados com uma planilha online e a criação de um aplicativo informativo interno não só permitem que os recursos manuais possam ser realocados para outras atividades, como também reforça a preocupação da empresa em facilitar a rotina de trabalho de todos.

É por isso que o setor de Ferramentas Internas se faz necessário. Seu principal foco é receber, analisar e implementar solicitações de demandas que facilitem a rotina de trabalho das demais áreas da empresa, com foco em soluções digitais.

Processos repetitivos podem ser transformados em automações, diferentes sistemas podem ter dados sincronizados em tempo real e o grande volume de informações produzidas todos os dias, a partir da construção de dashboards analíticos contendo gráficos e métricas, podem contribuir para tomadas de decisão na organização.

Em empresas de TI, devido alinhamento técnico, algumas dessas tarefas são identificadas como pertinentes à equipe de desenvolvimento, por envolver requisitos técnicos como manipulação de APIs (Application Programming Interface) e a própria criação de sistemas.

No entanto, independente da área de atuação, ter uma equipe dedicada aos produtos internos permite melhor priorização, evita o desvio de foco dos demais setores, reduz custos na contratação de outras ferramentas terceirizadas e promove a valorização do capital humano.

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Perfil de um profissional de Ferramentas Internas

O perfil mais indicado para atuar nesta área é o de Analista de Sistemas, de preferência alguém com histórico acadêmico em Tecnologia da Informação.

No caso da Vsoft, apesar do uso de linguagens de programação tradicionais não ser frequente, é imprescindível que o profissional tenha conhecimento em lógica de programação, estrutura de dados e manipulação de APIs.

Pessoas com conhecimento em programação back-end, responsáveis pela criação das operações lógicas de um sistema, também se adequam à função.

Já para a função de analista, as atividades desempenhadas são levantar requisitos e se aprofundar na regra de negócio, além de implementar as soluções, validar com os clientes e apresentar resultados finais e parciais, bem como contribuir com a definição do que precisa ser feito, o que é fundamental para manter a agilidade do processo.

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A equipe de Ferramentas Internas na Vsoft

No contexto de gerenciamento das solicitações de clientes internos e de devolutivas ágeis, surgiu a área de Ferramentas Internas na Vsoft!

A proposta inicial era trabalhar com ferramentas inteligentes que pudessem abstrair o desenvolvimento tradicional e utilizar plataformas No Code e Low Code para criação de integrações, sistemas e automações.

A escolha desse caminho foi um sucesso, contribuindo tanto para acelerar as entregas, quanto para diminuir o investimento em softwares distintos para cada demanda.

Neste momento, o Business Intelligence foi reconhecido como produto interno da empresa e passou a fazer parte da equipe.

Assim, tarefas de criação de dashboards analíticos dos produtos ou áreas, criação de métricas e indicadores a partir dos dados disponíveis eram gerenciados e priorizados em uma mesma estrutura.

Conheça a magia das métricas, indicadores e previsões com Business Intelligence.

Os que mais utilizam e solicitam essas entregas são diretores, gerentes e líderes da organização. Uma das solicitações mais comuns é a criação de sistemas web que estabelecem comunicação com outros serviços internos ou externos.

O usuário final das aplicações geralmente são os próprios colaboradores da empresa, porém, em alguns casos, os clientes externos que assumem esse papel, como no caso das plataformas de contratação que possibilitam a implementação do fluxo completo de comercialização de nossos produtos ou serviços.

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Entenda como são produzidas as principais entregas

A comunicação dos diferentes sistemas utilizados pela organização geralmente depende da construção de uma integração entre eles.

Muitas ferramentas já oferecem uma integração nativa, ou seja, já estão prontas para uso, bastando apenas a realização de sua configuração.

No entanto, a grande maioria disponibiliza uma documentação de API, geralmente utilizando arquitetura REST (Representational State Transfer), para que os dados sejam trafegados de acordo com as necessidades da solicitação.

Para esse tipo de entrega, existem várias plataformas que abstraem as tarefas de programação e permitem conexão com diferentes serviços com ou sem utilização de APIs, como, por exemplo o Integromat, o Parabola, o Zapier, o Automate e o Nifi.

Grande parte desses programas oferece um módulo gratuito que pode ser suficiente para a criação de cenários e fluxos de menor complexidade. Veja um exemplo de configuração de cenário utilizando o Integromat:

As ferramentas de integração geralmente seguem a mesma linha de desenvolvimento intuitivo.

As principais diferenças de umas às outras consistem basicamente na quantidade de integrações prontas oferecidas com outros sistemas e configuração dos fluxos de trabalho. Abaixo temos um exemplo de criação de automação utilizando o Automate:

A criação de sistemas web e aplicações no geral, também costuma fazer uso de plataformas No Code e Low Code, muitas vezes funcionando apenas como uma interface para sistemas internos criados em programação tradicional.

Quando em prazos menores, é possível entregar softwares completos com fluxos de CRUD (Criação, Leitura, Atualização e Remoção de dados – do inglês Create, Read, Update e Delete) integrado a outros serviços.

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#DicaVsoft: Saiba mais sobre as ferramentas No e Low Code.

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Já a entrega de métricas de Business Intelligence é feita a partir de dashboards contendo gráficos e valores, utilizados pela gerência na tomada de decisões. 

Em casos particulares, com menor quantidade de informações, é possível utilizar recursos gratuitos como a opção de criação de gráficos do Google Sheets.

Porém, geralmente são utilizadas ferramentas específicas para o propósito como o Qlik Sense, o Power BI e o IBM Cognos Analytics. 

Abaixo há um exemplo de um dashboard de análise de dados do Power BI:

O Qlik Sense também fornece uma interface similar para manipulação de dados, proporcionando aos usuários maior entendimento das informações e métricas, melhor acompanhamento do alinhamento dos objetivos e resultados obtidos ao longo do tempo e possibilidade de utilizar Machine Learning para a predição de análises.

Veja um registro oficial da Qlik:

Como começar uma equipe de Ferramentas Internas na minha empresa?

Para começar, é muito simples: basta ter uma ou mais pessoas engajadas nos macro objetivos, com algum conhecimento de integração de sistemas e bastante vontade de aprender para começar a analisar e implementar soluções internas.

Em questão de quantidade e a complexidade das demandas vai depender muito do tamanho da empresa e da oferta de serviços ou produtos contemplados.

A definição desse grupo de profissionais como a equipe de Ferramentas Internas (ou Internal Tools) auxilia no gerenciamento e priorização das demandas internas e maximiza o potencial de eficiência da empresa como um todo.

Cursos de lógica de programação e representação de análise de processos, como BPMN (Business Process Model and Notation), podem ser úteis para entender as dores dos colaboradores e transformá-las em soluções. 

Por fim, os fluxos de informação e as tomadas de decisões ficam muito mais coerentes e consistentes quando existe uma equipe engajada em contribuir com a rotina da empresa como um todo, proporcionando redução de custos, diminuição do retrabalho, maior integridade, segurança das informações e promoção da qualidade produtiva.

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