Ferramentas para aumentar a produtividade no trabalho

Organizar nunca foi e nem será uma tarefa fácil. Independente do que precisa ser organizado, seja na vida pessoal, seja em uma empresa. Sem métodos, rotina e direção, facilmente as atividades se acumularão. Por isso, algumas ferramentas se tornam essenciais para que a tão sonhada gestão eficiente e a produtividade no trabalho aconteça. 

Felizmente, hoje já podemos contar com ferramentas para produtividade totalmente digitais, que ajudam a garantir que tudo saia como planejado. A seguir, serão trazidas algumas opções do que utilizamos aqui na Vsoft e que podem servir também para sua empresa.

Quais são as ferramentas para aumentar a produtividade utilizadas na Vsoft?

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Um bom ERP (Enterprise Resource Planning, sob tradução Planejamento de Recursos Empresariais) é essencial para que nosso dia a dia flua dentro dos padrões de controle que necessitamos. No entanto, em paralelo, utilizamos outras ferramentas tão importantes quanto o ERP para desempenharmos um trabalho com excelência. 

Aqui, trabalhamos com uma equipe multidisciplinar e procuramos ferramentas digitais que podem ser atualizadas em tempo real para que os envolvidos possam dispor das informações necessárias, sem maiores burocracias, afinal, tecnologia e inovação são o nosso diferencial.

Saiba como o uso interdisciplinar da tecnologia mudou o nosso dia a dia:

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1 - Google Keep

Uma ferramenta muito útil, usada para pequenas anotações e de rápida consulta, é o Google Keep. Nela, conseguimos fazer pequenas anotações de uso comum e cada nota pode ser compartilhada por mais de uma pessoa.

2 - Trello

Outra ferramenta bastante conhecida no meio corporativo e pessoal, usada como um aliado na organização de nossas atividades diárias, principalmente as tarefas que precisam ser priorizadas, é o Trello, um planejador online. 

Ao final do dia, ele nos ajuda a ter uma visão mais ampla do que foi realmente produzido e o que precisa ser resolvido posteriormente.

Aqui na Vsoft não é diferente. Como todo setor financeiro e administrativo, existe uma rotina de planejamento e execução de pagamentos a ser seguida. 

3 - Planilhas online

Além dos relatórios extraídos do ERP, optamos também pelo acompanhamento em planilhas, compartilhadas e atualizadas em tempo real pela equipe envolvida. Nelas  ficam registradas as obrigações a serem pagas no respectivo vencimento, bem como o registro efetivo do pagamento e a confirmação de que Trello lançamento foi realizado.

Parece redundante, mas esse foi um processo criado por nós que tem dado certo, nos trazendo mais segurança para que nada passe despercebido ou que percamos prazos.

4 - Canvas

Como já falado, trabalhamos com uma equipe multidisciplinar. Aqui, as informações são compartilhadas e, principalmente, os aprendizados. 

Pensando nisso, foi criado um mapeamento de atividades para quando houver ausência de algum colaborador, por exemplo, em período de férias, outra pessoa do setor possa minimamente atender às atividades do membro ausente, afinal, as coisas precisam seguir. 

Com isso, passamos a utilizar o Canvas, uma plataforma gratuita de design gráfico, entre outros tipos de criações visuais. Lá, criamos o nosso template para levantar os dados necessários para cada atividade que precisa ser descrita. Também conseguimos montar o nosso “passo-a-passo” de como realizar uma atividade.

Imprevistos no dia a dia 

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Imagine receber uma demanda urgente de compra de passagem e a pessoa responsável pelo setor de Supply Chain, setor que gerencia a rede de fornecedores e a cadeia de suprimentos, não estar disponível para efetuar a compra? 

Por isso, na Vsoft adiantamos essa preocupação. Nada deixa de funcionar por falta de informação. 

Mesmo que a demanda da compra de passagem não seja da rotina de A ou B, existe um conteúdo explicativo no Canvas com o passo a passo para execução, contando com imagens para facilitar o entendimento e instruindo tudo que deve ser feito. 

É dessa forma que exploramos e nos adaptamos cada ferramenta a nossa realidade, para podermos desempenhar e fazer do nosso dia a dia mais ágil, mais leve e funcional.