Como aproximar pessoas através da automação de processos?

A transformação digital está acontecendo em todas as esferas visíveis, incluindo as rotinas organizacionais. A automação de processos é a peça fundamental para que esta transformação aconteça, contribuindo para: 

• otimizar fluxos repetitivos. 
• garantir maior integridade das informações.
• diminuir a necessidade de intervenção humana na realização de tarefas de rotina.
• processos que podem ser acionados por eventos específicos ou que podem ter sua execução programada de acordo com determinada data e horário.

Apesar de ser um caminho praticamente inevitável, algumas preocupações devem ser consideradas ao tomar a decisão de substituir o trabalho manual por um fluxo automatizado. 

A diminuição da mediação individual tende a minimizar a possibilidade de erros, reduzir o retrabalho e valorizar o capital humano, mas em determinados cenários, a automação pode ser considerada uma barreira na comunicação entre pessoas e provocar o seu distanciamento.

Um bom exemplo é o envio de e-mails de aniversário para os colaboradores de uma empresa. 

Para aqueles que comemoram a data, receber uma mensagem de felicitações pode ser uma ótima surpresa e um sinal de valorização, além de ser considerada uma boa prática para as empresas de qualquer porte.

Como a ação de envio pode ser "robotizada", a partir de um fluxo automático que verifica a data atual e a data de aniversário em uma lista de pessoas, a automatização evita que os profissionais de marketing e gestão dispensem tempo e esforços para fazer essa validação e envio. 

Se imaginarmos o escopo de uma organização com mais de 1.000 funcionários, pode-se dizer que a execução manual dessa rotina é inviável.

Contudo, o recebimento de mensagens de aniversário automáticas, que se trata de um tema pessoal, podem pouco afetar positivamente a vida dos destinatários, ainda mais diante da enxurrada de informações digitais que recebemos diariamente. 

Em casos como esse, extinguir a ação humana do processo pode gerar uma influência negativa no seu resultado e trazer a impressão de que o indivíduo nada mais é do que um número que entrou na condição de um fluxo programado.

‍

Como automatizar sem desumanizar

Como já mencionado, não são todos os casos em que a aplicação da humanização dos processos digitais é possível, muitas vezes tornando-se um grande desafio. No entanto, nesse caso específico, a automação pode ser usada para alcançar mais pessoas e estimular a interação entre elas. 

O tutorial a seguir mostra as primeiras etapas de uma das várias possibilidades de fazer isso.

‍

Etapa 1: Preparar uma lista de pessoas em um meio digital

Para que qualquer fluxo automatizado seja executado, é necessário que os dados pertinentes estejam localizados em uma base digital. 

Como opção bem conhecida e gratuita, a lista (composta por pessoas fictícias) proposta para este tutorial foi armazenada em uma planilha online do Google Sheets. Veja:

Esses dados podem ser provenientes de qualquer outro serviço que tenha uma forma prática de estabelecer comunicação com outros sistemas, como, por exemplo, utilizando APIs (Application Programming Interfaces).

A verificação de aniversário pode ser feita de várias maneiras. Uma dica é utilizar uma fórmula do Google Sheets para simplificar o fluxo da automação. 

Basta criar uma nova coluna na planilha. No exemplo a seguir, intitulamos a coluna (letra G) de "É aniversário?". 

A fórmula aplicada, (=E(DIA(D2)=DIA(HOJE());MÊS(D2)=MÊS(HOJE()))), é responsável por retornar VERDADEIRO ou FALSO caso o aniversário da pessoa seja no dia atual, conforme a imagem:

‍

Etapa 2: Explicando o fluxo de coleta de mensagens

Até então, as configurações aplicadas apenas preparam para a construção do fluxo. 

No intuito de envolver e aproximar as pessoas, antes de o fluxo automático ser enviado ao aniversariante, podemos coletar mensagens dos colegas para adicionar ao corpo do texto de um e-mail que pode ser enviado em comemoração. 

A ferramenta escolhida com essa finalidade é bem conhecida, fácil de trabalhar e gratuita: o Google Forms. O formulário será criado e enviado para os demais colaboradores da empresa, recolhendo as felicitações. 

O Google Forms auxilia bastante na automação ao permitir a exportação das respostas direto para uma planilha no Google Sheets. Basta selecionar essa opção, indicada com o símbolo do Google Sheets, na aba de Respostas. 

Posteriormente, esses dados serão unificados em uma única mensagem de e-mail que pode ser enviada para o aniversariante.

‍

Afinal, como integrar as informações e criar os fluxos?

A criação do fluxo é dividida em 3 partes: 

• o carregamento da lista de aniversariantes. 
• a criação automática de um formulário para cada aniversariante. 
• e o envio do e-mail compilado.

Existem várias formas de configurar esse tipo de processo. O caminho aqui escolhido utiliza uma ferramenta No Code, desenvolvida para simplificar integrações e automações sem a necessidade de codificar: o Make, antes conhecido como Integromat. 

Conheça aqui como funcionam as tecnologias de No Code e Low Code. 

Esse tipo de plataforma permite a criação de fluxos de leitura, tratamento e carregamento de dados, abstraindo grande parte da lógica de execução. 

Conheça o dashboard da plataforma:

Com a plataforma Make, é possível criar um fluxo sequencial e condicionar a execução das ações. 

Na parte 1, o primeiro evento carrega todas as linhas da planilha em que a coluna "É aniversário?" é respondida com "VERDADEIRO''.

Em seguida armazena essas linhas numa lista através da operação "Array Aggregator", presente no Make e, por fim, utiliza o comando "Iterator" para criar um fluxo individual para cada item da lista, como pode ser visto a seguir:

Já a parte 2 consiste em duas chamadas HTTP para a API do Google Forms.

A primeira cria um novo formulário com título dinâmico e a segunda cria as perguntas do formulário. No resultado dessas operações é possível conseguir o link do formulário criado, necessário na etapa seguinte. 

Segue modelo de formulário para coletar as mensagens dos colegas:

Por fim, a parte 3 faz uma nova busca na planilha de pessoas trazendo a lista de todas, com exceção do aniversariante. 

Essa lista é agrupada pelo "Array Aggregator" e passa pelo "Iterator" criando um fluxo de repetição que envia um e-mail para todos da lista, a fim de recolher as felicitações. 

Para o conteúdo do e-mail, é possível criar um HTML personalizado com as informações, mas, para fim deste exemplo, foi definido como:

Utilizando um fluxo similar, porém bem menos complexo, é possível criar uma outra automação que é responsável por compilar as mensagens submetidas ao formulário e mandar em um e-mail customizado para o aniversariante, o qual será explicado agora.

‍

Etapa 3: Explicando o fluxo de envio de e-mail enviado ao aniversariante

A partir da planilha de respostas, recolhidas do formulário, é possível extrair o email do aniversariante através de uma fórmula que utiliza Expressão Regular. 

A fórmula utilizada é essa aqui: =REGEXEXTRACT(B2;"\((.*?)\)"). Veja o que acontece conforme a imagem abaixo:

Com o conteúdo das mensagens e o endereço de e-mail para enviar as felicitações, o fluxo criado no Integromat também foi dividido em 3 partes: 

• carregamento dos dados da planilha, 
• agrupamento de todas as mensagens enviadas pelos colegas 
• e envio do e-mail para o aniversariante.

Veja o exemplo de fluxo no Integromat para envio de e-mail ao aniversariante:

A parte 1 do exemplo utiliza a integração do Google Sheets para trazer as linhas da planilha, que são agrupadas em uma lista com o "Array aggregator". 

Em seguida é utilizado um operador "Iterator" combinado com um "Text aggregator" para criar um texto único contendo todas as mensagens formatadas, que será o conteúdo principal do e-mail. 

Por fim, é enviada a mensagem compilada ao aniversariante. Confira:

O resultado final é uma automação quase independente de interação humana e que mesmo assim agrega conteúdo de qualidade, proporcionando oportunidades de interação real entre pessoas, criando um canal de comunicação amigável, sem utilizar nenhuma linha de código. 

Para uma empresa pequena, todas essas etapas podem ser configuradas e funcionar sem nenhum custo, apenas utilizando as versões gratuitas das ferramentas indicadas.

‍

Por fim…

A boa utilização dos recursos tecnológicos disponíveis vai muito além de sua aplicabilidade técnica. 

Cada vez mais é papel do profissional de TI buscar harmonizar as soluções, visando a qualidade da entrega também em aspectos inerentes às necessidades humanas de interação e comunicação. 

Uma solução com um bom engajamento social tende a ser melhor recebida e o trabalho envolvido na sua implementação gera um valor muito maior do que a redução de esforço e tempo, proporcionada pela automação.