Qual a importância de acompanhamento de OKRs?

Nos últimos textos em que falamos sobre OKRs, abordamos as perspectivas de planejamento e implementação – como fazer e o que se evitar.

Nesta terceira parte, o foco será compreender que a metodologia necessita pontos de verificação constantes de acertos, possibilidades de melhorias e lições aprendidas para que possam colher os benefícios esperados por todos os envolvidos. Veremos a seguir como realizar o acompanhamento dos OKRs.

Para conhecer mais sobre o que é e como implementar OKRs, clique nestes links.

Como e por que acompanhar os resultados

Conforme falado no último texto sobre os OKRs, um dos erros mais comuns na implementação da metodologia é o não acompanhamento da gestão dos OKRs. Isso significa que a adoção mais profunda da metodologia pelos times dá-se com o tempo e com a prática organizacional.

Pensando nesse contexto, percebemos que o acompanhamento e fixação dos objetivos deve acontecer através de reuniões periódicas, em que os avanços e dificuldades de cada time sejam apresentados para a organização.

John Doerr, em seu livro “Avalie o que Importa”, defende essa necessidade de tornar o compartilhamento de resultados parciais dos OKRs cada vez mais recorrentes na empresa. Para isso, é importante transformar os dados em informações concretas para a análise e conhecimento das entregas realizadas.

O autor também reforça a importância de manter os dados atualizados quando cita que “sejam boas ou más notícias, a realidade chega para todos”, indicando que para atingir bons resultados, é fundamental conhecer o andamento.

Qual a frequência ideal de acompanhamento dos resultados?

Na mesma obra mencionada anteriormente, John Doerr especifica que o ideal é que as reuniões de andamento das estratégias, chamadas check-ins, devem ocorrer semanalmente, para identificar possíveis variáveis que possam impactar negativamente o alcance dos resultados esperados.

Essa periodicidade reforça a agilidade na gestão proposta pelos OKRs, por incentivar a constante atualização dos objetivos. Somente com a adequação do planejamento dos esforços é possível deixar os OKRs sempre relevantes e próximos dos colaboradores, espelhando e publicizando suas contribuições para a organização.

Como consequência do acompanhamento constante, Doerr traz 4 dicas de atitudes a serem tomadas durante os check-ins realizados em qualquer ponto do ciclo de OKRs vigente, são elas:

1. Continuar: permanecer no caminho até então percorrido. Se o plano não apresenta falhas e o avanço das metas está conforme o esperado, continue.

2. Atualizar: rever metas que têm necessidade de atenção, buscando alternativas para adaptar esforços de análise à possibilidade de ajuste de cronograma ou adoção de novas iniciativas.

3. Começar: iniciar um novo ciclo intermediário que permita a inclusão de uma nova meta que apresente ganhos eminentes de oportunidade.

4. Parar: abandonar metas que já não fazem sentido para a organização ou que evidentemente não trarão os resultados desejados.

Vale ressaltar que o descarte de objetivos antes do final do ciclo deve vir acompanhado de ações que garantam que ao menos os ensinamentos decorrentes dessa experiência possam, de fato, ser úteis para a organização.

Nesses casos, em primeiro lugar, todos os times envolvidos e dependentes desse objetivo devem ser avisados. Em seguida, deve-se refletir sobre o que levou ao descarte: o que não se previu durante o planejamento do ciclo e como podemos reforçar pontos relevantes para estabelecimento dos objetivos no futuro?

Acompanhamento e análises de resultados

O envolvimento de todos os times é indispensável durante o processo de OKRs: desde o planejamento até o acompanhamento.

O ideal é que a construção dos objetivos seja feita com a contribuição de todos, baseando-se nas metas institucionais. Portanto, nada mais justo que o compartilhamento de resultados seja feito com todos os envolvidos.

Doerr reitera que quando todos conseguem identificar-se nas metas e entregas, o engajamento dos times é facilitado.

Quanto ao posicionamento estratégico para o período macro vigente, é importante que os líderes tenham momentos entre si para discussão sobre o desdobramento dessas estratégias. Nessas reuniões muitas validações são realizadas e alinhadas às expectativas da alta liderança e demais stakeholders da organização.

Termos como “prestação de contas” são comumente utilizados para identificar as apresentações dos avanços estratégicos para diretores e C-level.

Para melhor aproveitamento dessas reuniões, é indicado alinhamento prévio à prestação de contas com outras áreas, em busca de justificar metas não alcançadas.

Nesse ponto, cada líder é responsável por coordenar os objetivos de seu setor e montar uma apresentação sucinta de seus esforços de acordo com sua equipe ou demais contribuintes da organização.

Após o planejamento, é chegada a hora da reunião estratégica. Nela, deve-se focar nos resultados realmente obtidos. Já com as entregas que tiveram rendimento abaixo do esperado, precisa-se de uma breve justificativa, de modo a permitir que o C-level possa ter mais tempo disponível no encontro para realizar redirecionamentos com base em informações assertivas e diretas.

Por fim…

Como tratado no texto, os momentos de análise crítica dos resultados obtidos em busca do cumprimento dos OKRs são de crítica importância para verificar, continuamente e de forma estratégica, o avanço dos objetivos propostos.

Para isso, faz-se necessário garantir momentos de apresentação dos resultados de cada período sem medo, pois, antes de tudo, é a busca de check-ins operacionais e estratégicos frequentes que vão possibilitar o remanejamento de esforços e readequação do percurso.

Agora que você já conhece o valor do acompanhamento dos OKRs, que tal não cometer mais erros também em sua implementação? Saiba como clicando aqui.